Le manque de transparence, le maverick buying (achats hors processus) ainsi qu’un processus chronophage et coûteux représentent des défis majeurs dans l’approvisionnement des achats indirects. Avec Mercateo, Lehmann&Voss&Co. a restructuré son département achats et réalisé des économies à six chiffres.
L’automatisation comme facteur le plus important pour une gestion efficace des achats indirects
Qu’une entreprise achète des matières premières pour un montant de 100 000 euros ou une vis pour quelques centimes d’euros, le temps passé et les coûts de processus sont les mêmes. Pour couvrir ces demandes d’achat, l’entreprise doit lancer un appel d’offres, trouver le bon fournisseur, enregistrer ses données, déclencher la commande, et enfin numériser, archiver et payer la facture. L’ensemble du processus, de la demande d’achat jusqu’au paiement de la commande (Purchase-to-Pay) est souvent encore plus complet. De plus, plusieurs personnes sont généralement associées au processus d’achat. Or, les coûts de processus engendrés par l’approvisionnement d’articles non stratégiques sont très élevés au regard de la valeur marchande de ces derniers. En outre, l’approvisionnement des articles dits de classe C manque souvent de transparence en raison des commandes hors processus.
Siège social de Lehmann&Voss&Co. à Hambourg
Une structure est nécessaire pour des achats efficaces
Pour Lehmann&Voss&Co., le manque de transparence et les coûts liés à l’approvisionnement des articles dits de classe C font partie des effets indésirables d’un processus non encore automatisé. La direction y voit la nécessité d’une action urgente et décide d’embaucher Benjamin Storm, acheteur stratégique chevronné, qui a auparavant exercé cette fonction au sein de tesa SE, l’un des leaders mondiaux dans le domaine des rubans adhésifs et solutions auto-adhésives techniques. Benjamin Storm se voit confier la mission de restructurer les achats du Groupe de chimie opérant au niveau international et d’apporter plus de transparence dans la gestion des achats indirects. Le maverick buying et le manque de transparence ne constituaient que la face cachée de l’iceberg. Le processus de facturation n’était pas automatisé. Certes, la démarche de digitaliser les processus était déjà en marche, mais la majorité des factures étaient alors encore établies sans référence aux commandes. Par ailleurs, l’enregistrement et la gestion des données étaient très coûteux en temps. Jusqu’alors plusieurs fournisseurs étaient référencés pour les mêmes articles, impliquant un suivi des comptes et des négociations de prix chronophages. Enfin, les données concernant les coûts de processus en interne étaient imprécises. En analysant la situation, Benjamin Storm a constaté que les articles dits de classe C représentent seulement 19% du volume d’achat global chez Lehmann&Voss&Co., mais près de 78% des coûts de processus et 62% des fournisseurs. C’est l’une des raisons principales de la restructuration des achats.
Entrepôt chez Lehmann&Voss&Co.
Mercateo au centre de la gestion des achats indirects
Des structures bien définies, des processus automatisés et une réduction des fournisseurs, des commandes et des factures devraient réduire significativement les coûts de processus des achats indirects. Benjamin Storm effectue une segmentation des articles dits de classe C nécessaires à l’entreprise. Grâce au système Kanban, les articles devant être toujours en stock sont à présent automatiquement réapprovisionnés sans qu’il ne soit nécessaire de déclencher manuellement une commande. Les commandes en texte libre (free text), sur-mesure ou encore celles sortant des limites définies sont effectuées via SAP. Néanmoins, Mercateo est au centre de la gestion des achats indirects. En effet, Lehmann&Voss&Co. commande désormais 55% de ses articles non stratégiques sur la plate-forme d’approvisionnement Mercateo via une interface électronique directement reliée à l’ERP du Groupe. « Nous pouvons choisir parmi des millions d’articles de centaines de fournisseurs et avec Mercateo, nous n’avons qu’un seul créditeur enregistré dans notre système, ce qui constitue un grand pas en avant pour les achats » explique Benjamin Storm. « Mercateo réunit tout ce qu’un acheteur recherche et représente plus qu’une simple place de marché pour les achats indirects. La concurrence entre les différents fournisseurs permet à nos collaborateurs de bénéficier de meilleures conditions sans avoir à effectuer leurs propres recherches. Nous achetons en moyenne 10 à 12% moins cher sur Mercateo. » De plus, Lehmann&Voss&Co. a hébergé sur Mercateo cinq contrats cadres de ses fournisseurs. Grâce à cette intégration, le Groupe continue à avoir accès à cet assortiment aux prix et conditions négociés tout en bénéficiant d’un processus d’achat automatisé via Mercateo.
Cependant, c’est le potentiel d’optimisation des coûts de processus qui a été déterminant. Grâce à l’interface établie entre la plate-forme d’approvisionnement Mercateo et le système SAP, toutes les données nécessaires à la commande, y compris celles des contrats cadres sont transmises à l’ERP. La chronophage actualisation des données devient alors superflue. Comme auparavant, l’utilisateur passe lui-même sa commande, mais il le fait à présent directement via le système SAP : en un seul clic, il accède à la fois à Mercateo et à ses contrats cadres. Le processus de commande est ainsi automatisé et le maverick buying évité. Lehmann&Voss&Co. a opté pour la gestion de ses contrats cadres par Mercateo et l’auto-facturation. Mercateo prend donc en charge la facturation de toutes les commandes, y compris celles des contrats cadres. Avec l’auto-facturation, le Groupe émet lui-même ses factures et il n’y a plus de facture pour tous les produits qui ont été commandés via la plate-forme. Le Groupe reçoit uniquement des factures pour les produits sur-mesure et les commandes free text qui ont été traitées via SAP, réduisant de façon significative le nombre de factures de 5000 à 1000 et le travail administratif.
Réduction des coûts dans les achats grâce à des processus automatisés
Lehmann&Voss&Co. a restructuré avec succès ses achats et a ainsi réalisé des économies à six chiffres. L’interface avec Mercateo a permis au département des achats d’atteindre la majorité de ses objectifs. Le nombre de fournisseurs a baissé considérablement et les commandes sont désormais transmises automatiquement à l’ERP, évitant ainsi toute saisie manuelle. L’automatisation des processus dans l’approvisionnement d’articles non stratégiques a permis de supprimer de nombreuses étapes du Purchase-to-Pay. La structure des achats a été mieux définie, ce qui a conduit Lehmann&Voss&Co. à une plus grande transparence et réduit significativement la charge de travail et le coût d’une commande dans le domaine des achats indirects.
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Concernant Lehmann&Voss&Co.
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Depuis plus de 120 ans, l’entreprise de chimie, basée à Hambourg, développe, fabrique et commercialise des produits chimiques et minéraux. Fondée en 1894 en tant que société commerciale, l’entreprise s’est développée pour devenir une organisation mondiale performante, nouant des relations de longue durée avec des fournisseurs renommés, principalement internationaux. L’entreprise dispose d’une gamme de plus de 6500 articles répondant aux besoins spécifiques des clients, qu’il s’agisse de matières premières ou d’additifs personnalisés destinés aux industries du plastique et du caoutchouc. |
| Création: | 1894 |
| Branche: | Chimie |
| Siège social: | Hambourg (Allemagne) |
| Direction: | Knut Breede, Soenke Thomsen, Thomas Oehmichen |
| Effectif: | 454 (en 2014) |
| Chiffre d’affaires: | 307 millions d’euros (en 2014) |
| Site web: |
www.lehvoss.fr |